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在时间管理方法中,有一个著名的番茄工作法,很多人都用过。
简单来说,番茄工作法是选择一项要完成的任务,将番茄钟设为25分钟,专注工作。在这25分钟内,不做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起。
然后,休息5分钟。休息后,再设置一个25分钟的番茄钟,继续做这个工作,或者下一项工作。总之每25分钟,休息5分钟;连续完成四个25分钟番茄钟可以多休息一会儿。
很多人都认为,番茄工作法可以强迫自己在一定时间内保持专注,提升工作效率,是一种很有效的时间管理方法。
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但如果你读过《深度工作》这本书,你就会发现,番茄工作法能不能真正地提升工作效率,还真不好说。
首先,番茄工作法不能排除外在的干扰,甚至每25分钟打断一次的设置还会主动造成外在的干扰,这些干扰会造成大量的注意力残留,影响工作效率。
这里,我们先解释一下什么叫注意力残留。比如你先做任务A,接下来做任务B。你在做B的时候,你的一部分注意力要残留在任务A上。
即使A任务已经完成了,仍然会有注意力残留。如果A 任务没有完成,那更可怕了,会有大量的注意力残留在A上,造成任务B工作效率低下。
明尼苏达大学的一项心理学实验,已经证明了这种注意力残留对工作效率的巨大影响。
在专注工作时,如果遇到外在的干扰,比如领导安排个新任务,或者客户来了个电话,番茄工作法的解决方案是:如果任务不紧急,那么记下来,下个番茄时段或者以后再安排。
可就在关注这个任务、记录这个人物的时候,你的注意力已经从手头的任务转移到新任务上去了,再转移回来时,就会有记忆力残留,影响手头任务的工作效率。
另外,番茄工作法每25分钟就要休息一次。休息过后,再投入到新任务,注意力还要在休息时段残留。
所以,如果你在番茄时段受到了外在的干扰,造成了注意力残留,然后休息时段又一次造成了注意力残留,那么平均下来十多分钟就发生一次注意力残留,你的工作效率真的能提高吗?
其次,番茄工作法强调在25分钟内高效产出,其实很难做到。
我们从两方面来解释这个观点。第一,因为注意力残留的原因,刚开始做一项工作,很难马上进入专注状态。专注的前期需要一个缓冲期,一般来说,成年人想全情投入一件事,需要40分钟左右的缓冲期。
所以,一个25分钟的番茄钟,连专注的缓冲期都没过呢,又何谈效率呢?
而且,就算你能瞬间进入专注状态,25分钟的工作量还是不行。科学研究表明:专注90分钟以上,大脑才能达到真正的高效产出。
25分钟还不到90分钟的三分之一,所以很难做到高效产出。
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那如果番茄工作法不行,那我们该如何提升工作效率呢?
答案很简单,长时段、无干扰、高强度的工作,也就是书中说的“深度工作”这种方法。所谓“深度工作”,指的是在无干扰的专注状态下进行职业活动,使个人的认知达到极限。
在《深度工作》这本书中,纽波特提出了四种“深度工作”的方法,有的需要长时间远离人群,就不介绍了。下面我介绍一个适合职场人士的“深度工作”方法,那就是在恰当的时机挑出专门的时间进行深度工作。
比如,你白天上班,总是忙于各种琐碎的事情,无暇从事一些需要集中精神、需要深入思考的工作,那你就可以更改一下自己的作息时间。
比如,改为每天早晨5点半起床,这样你就可以无干扰地工作到7点,然后再去上班。这种方法的好处在于符合人类的真实天性,可以更好地平衡深度工作和琐碎的其它工作。
好,这就是我们今天要讨论的问题:番茄工作法到底能不能提升工作效率。如果你正在使用番茄工作法管理时间,但是并没有高效的产出,也许你要停下来思考一下:你是不是正在进行低水平的无效努力。
如果是这样,建议你改变一下工作方法,明确工作目标,拉长无干扰的工作时间,试一试深度工作。